導入事例

「安否コール」の導入についてお話を伺いたいと思います。SmartHRさん経由でフォームからお問い合わせをいただいたのがきっかけでしたが、経緯について教えてください。

Iさん

当社では「SmartHR」を2021年から全従業員で利用しております。それとは別に他社の安否確認のシステムを使っていましたが従業員情報をそれぞれ別々に管理しているため不便に感じておりました。そこで、従業員情報の共有ができる安否確認システムがないかを探していたところ、御社のシステムと出会い、興味を持って色々問い合わせをさせていただきました。

元々、他社さんの安否確認システムを使われていて、メンテナンスの部分で効率化できないかというところで、「SmartHR＋」のサイトで発見をしていただいたということですね。

Iさん

従業員の情報は「SmartHR」で管理していますが、安否確認システムの方はSmartHRとは別のIDとパスワードでログインしてくださいとお願いすると、従業員の方が混乱することがありました。また、「メールアドレスが変わったのですが、どうすれば良い？」や、「安否確認システムの情報を変えたいんだけど、どうすれば良い？」という問い合わせが結構ありました。そこで、メンテナンスの手間が少ない方が良いと考え、「安否コール」についてはログイン不要で「SmartHR」側のメールアドレスを変更すると簡単に連携できる、というところが使いやすそうだと思いました。

「安否コール」以外にも「SmartHR」と連携できる安否確認システムがあると思いますが、比較されましたか？

Kさん

「安否コール」が「SmartHR」との連携をリリースする前に、当時、連携していたシステムの検討を始めましたが、連携するメールアドレスが当社の希望していたログイン用メールアドレスを連携するものではなく、従業員マスタに登録されているメールアドレスを連携する仕様であったため、検討が進んでいない状況でした。

当社もSmartHRさんからその仕様についてお話を伺っていましたが、それが決め手になった形でしょうか？

Iさん

そうですね、そこは外せない条件でした。

 

Kさん

会社としてDXを推進していく中で、システムの連携というものが重要視されており、基本的には1箇所変更したら連携で他のシステムまで更新されているというのが理想でした。

従業員の情報は「SmartHR」にほとんど収納されていますので、そこからどのように工数をかけずに連携していこうかと考えたときに、「SmartHR」に情報があれば安否確認システム側で登録する必要がなく希望するメールアドレスの連携ができる、という要件を重視しました。

 

Iさん

実際、現在も定期的にメンテナンスを行っており、例えば新しい社員が入った時や連休前に更新ボタンをクリックし最新状態にしています。メールアドレスや、従業員情報が変わったりしますので、月1回はかならず行っていますね。

連携機能以外で良かったと思ったことはありますか？

Iさん

システムの操作方法がわかりやすく、以前使用していたシステムより登録作業の工数をかけずにできたところです。スマホアプリもあってアプリで返信ができる点や使い勝手の良さという点で従業員からも好評でした。それから従業員の管理が管理者側から見てすごく楽になりました。誰が何分に返信を送ったとか、そのような情報もリアルタイムに更新されていくので、管理がしやすくなりました。以前のシステムはどんどん奥の画面に入っていかないと情報を探せない感じだったので、それに比べて見やすいと思います。

今回、他社のシステムからの乗り換えという形で「安否コール」を導入いただきましたが、その時に大変だったなどはありましたか？

Kさん

なかった、と思います。

前の安否確認システムを導入するときは全従業員に対して、15回くらいに分けて説明会を開催しその場で登録してもらったため結構大変でしたが、「安否コール」は登録手順書を配って終わりました。

 

Iさん

従業員目線でも親しみやすかったと思います。「日本語がわからない」という理由で登録できないという外国人の従業員などもいましたが、周りのサポートでそれほど手間なく登録を終えることが出来ました。

「安否コール」は手動配信機能がありますが、訓練など、定期的に試されたりしていますか？

Iさん

長期連休の期間中に「問題ないですか？」というような確認を以前から行っていて、それを「安否コール」を導入してからも引き続き行っています。

 

Kさん

夏や冬などの連休のときに手動で配信し、回答を送り返してもらうという形です。実際に災害が起きたときにしっかり回答してもらう、というのを目的に行っています。

良い取り組みですね。回答率はいかがですか？

Iさん

連休明けに確認すると、未回答が500人中の40人くらいなので、9割ぐらいの回答率だと思います。その残った1割は連休明けにつぶしていく、という形で進めています。

 

Kさん

以前のシステムでは回答率が悪くて、7割くらいだったと思います。アプリはあったのですが従業員にはあまり浸透していなくて、基本的にメールアドレスでのやり取りになっていました。メールという手段は届かない事があったり、届いても見てもらえない傾向があるようで、それが低い回答率の原因だったのではないか、と思います。

「安否コール」に変えたことで、ある程度アプリ登録も浸透し、回答率が改善したと思います。

今後の目標や展望、やってみたいことなどがありましたら教えて下さい。

Kさん

先ほど回答率について「9割ぐらい」とお話しましたが、100%にしたいですね。
それから掲示板をもっと活用して、災害の時の行動指針や避難場所の指示など、災害が発生したら「ここを見れば良い」というレベルにまでしたいと思います。

本日は貴重なお話を頂き、ありがとうございました。