導入事例

「安否コール」の導入前のお話を伺いたいと思います。導入前は安否確認システムを利用されていましたか？また、もし利用されていた場合は、どのような課題があってリプレイスを考えるようになったかを教えてください。

橋本 様

以前は拠点ごとにバラバラで、例えば静岡地区では警備会社のシステムを利用しておりましたが、甲府地区では安否確認システムを導入していませんでした。全社的に安否の情報などが連携されていないことを問題と認識していた中で、「アドテクニカさんのBCPセミナーを受けてみてはどうか？」という当社社長からの指示があり、受けてみました。そのセミナーの中で「安否コール」に関心を持ち、詳しいお話を伺い、「安否コール」の導入を決めました。

静岡地区で利用されていたシステムで統一するというお考えはありましたか？

橋本 様

はい、比較表を作成するなどして検討しておりました。しかし、そのシステム会社に問い合わせをしてもレスポンスが遅く、対応が不十分のように思いました。今後、長くシステムを利用する上で、サポートのレスポンスの速さを非常に重視していましたが、アドテクニカさんはまさしく対応が速くて丁寧でしたので、静岡地区で利用されていたシステムは候補から外しました。

システムを導入していなかったときは、どのような方法で安否を確認されていましたか？

橋本 様

基本的に緊急連絡網を利用して電話連絡をしていました。就業者の電話番号を控え、必要に応じて電話やメールで確認をしていました。

実際にその方法で安否の確認をされたことはありますか？

橋本 様

過去に山梨で大雪が発生した時期があり、その際に就業者へ安否や出勤可能かどうかの確認を行いました。

その時に大変だと思ったことなどはありましたか？

橋本 様

大雪が降っている最中のことでしたので、なかなか連絡がつかないこともあり、すぐに安否の確認ができませんでした。

「安否コール」の導入を決めたきっかけですが、先程お話にあったレスポンス以外になにかありますか？

橋本 様

選定で重視したポイントとしては、就業者の目線と我々管理者の目線でした。就業者の方は年齢層が結構まちまちで、若い方から高年齢者まで色々ですので、シンプルで使いやすい点が選定のポイントでした。また、管理者の目線としては、わからない部分のサポートをしっかりしていただける点を選定のポイントにしていました。

「安否コール」を導入いただいたあと、ユーザ登録があります。登録の進め方や「安否コール」の使いかたについての説明はどのようにされていましたか？

橋本 様

まずその説明資料を作成し、部署ごとの責任者が全就業者に使い方や登録方法を説明する形で進めました。 年齢が高い方で、スマートフォンの操作に慣れていない方の中に「登録の仕方がわからない」とか、「操作がわからない」という方がいらっしゃいましたので、その都度、個人ごとに教えながら進めました。

管理画面を見られる管理者の方が何名かいらっしゃると思いますが、レクチャーなどは行いましたか？

橋本 様

管理者についても管理する側用の説明資料を作りました。トライアル期間中に、御社の担当の方に来社いただき、当社の主要メンバーに操作方法やさまざまな集計方法などの機能を丁寧にレクチャーしていただきました。その時は実際にその場で送信を試しながら、手厚いサポートを受けました。

「安否コール」には手動配信の機能がありますが、定期的な訓練などはされていますか？

橋本 様

はい。まずは慣れてもらう必要がありましたので、アンケート機能などを使いながら、就業者に意識を定着させることから始めました。また、継続利用していくにつれ意識の風化や低下につながるかもしれないという恐れがありましたので、年2回（3月と9月）、災害を想定して就業者に手動配信を行い、安否確認訓練を実施しております。

訓練は全体に一斉配信という形ですか？

橋本 様

まずは甲府地区から始め、以降は順次、全拠点に広げていく形で実施しています。

回答率はいかがですか？

橋本 様

現状は90％ほどです。導入当初は、やはり根付くまでに時間がかかり30％程度でした。その頃は、開封はしていただけるものの回答がないケースが多く見受けられました。繰り返し訓練などを行うにつれ徐々に回答率が上がり、直近の9月に実施した訓練では90％まで上げることができました。

どうしても回答してくれない方がいらっしゃるかと思いますが、そのような方に対してどのようなアプローチをされていますか？

橋本 様

具体的な対策はないかもしれませんが、導入した理由や目的を伝え、闇雲に導入したわけではないことと、根本的には皆さんの安全を配慮し守るために導入したものであることを繰り返し説明しています。 説明は「新しいこと」ではなく「あるべきこと」であると、しっかり就業者に理解してもらうことを念頭に進めています。

平時の活用について伺いたいのですが、どのようなご利用をされているか、事例を教えてください。

橋本 様

2つありまして、まずは掲示板についてです。就業に関する必要な情報を忘れてしまわないように「安否コール」の掲示板に掲載することによって、各就業者がいつでもすぐに確認できるようにしています。 もう一つは手動配信です。当社は安全標語のような標語募集を、以前は紙で集めていました。今は手動配信を応用して、各就業者の端末に標語の募集を行い、就業者にはその場で入力して返信していただく運用にしています。就業者は手間なく回答でき、結果をCSVファイルで出力できるため、我々管理者にとっても集計が非常にしやすく、活用させていただいております。

退職した方や入社される方のメンテナンス作業は、どなたが作業されていますか？

橋本 様

基本は入退職した方の担当責任者が対応していますが、漏れがあっては困るため、私が月1回確認を行っています。また入社される方には、入社時にユーザ登録と説明を同時に行っています。

今後のことについて伺いたいと思います。ご利用を始めて10ヶ月ほど経ったところですが、「安否コール」を導入して良かったことなどはありますか？

橋本 様

以前は緊急連絡網を使っていましたが、非常に手間がかかっていました。「安否コール」導入後は、迅速に就業者に情報を伝えられ、安否確認がすぐにできるようになったのが非常に良かったと思います。 今のところ、山梨県や静岡県で大きな地震の発生は少ないですが、いつ地震が発生してもすぐに対応できる体制を構築することが非常に大切だと思っています。「安否コール」を導入して、有事の際の対応が迅速に取れるようになった点が本当に助かっています。

今後の目標や展望、やってみたいことなどがありましたら教えて下さい。

橋本 様

元々、各拠点では安否確認システムを使う拠点もあれば、緊急連絡網を使用する拠点もあり、有事の際の対応ルールにばらつきがありました。三島本社での最終的な対応も基本的に電話やメールで行っていました。今は各拠点で「安否コール」と従来のやり方を併用していますが、いずれ統一することで管理側の負担が軽減されるだけでなく、安全性の向上も含めて非常に効率的になると考えています。

本日は貴重なお話を頂き、ありがとうございました。