導入事例

初めにお問い合わせいただいたのが2023年5月ごろでしたが、なぜ安否確認システムを導入しようと思ったのか、またそれまでの安否確認はどのようにされていたのかをお聞かせください。

導入前は電話による安否確認でした。 当社の従業員は客先で仕事をしていることがあるため、災害が発生した際、特に地震が起こると、「本社は大丈夫でも現地はどうなんだろう？」というのが関心事になります。「従業員は無事だろうか」や、夜間に地震があったときに「明日、従業員は何人出社できるだろうか」「怪我はないだろうか」という不安が、13年前の東日本大震災以来続いていました。ただ、検討を始めた当時に他社の安否確認システムを調べたところ非常に高価で、経営側も決断できず、結局電話確認を続けていました。導入の決め手となったのは2023年5月の連休中に北陸で発生した地震で、休み中ということもあり従業員と連絡がつかなかったことです。 私事ですが、実は1995年1月にある建設会社の総務課長として大阪に転勤し、連休を利用して引っ越しを終えた翌日に阪神・淡路大震災に遭遇しました。その際、震源に近い西宮に住んでいたため、会社との連絡が取れなくなりました。 最寄りの公衆電話には長蛇の列ができ、順番待ちの人たちは、1回10円の短い通話しかできないという暗黙のルールを守り、通話が終わると再び列に戻るという状況でした。私の前に並んでいた少年が、家族の安否を伝えようとしていた姿は今でも忘れられません。 何とか会社に連絡が取れ、「無事でいるが、交通手段がないため、今日は会社を休む」と伝えたところで通話が途絶えました。この経験から、災害時の安否確認が最重要だと強く感じ、いくつかの他社システムと比較検討した結果、「安否コール」が価格面やソフトウェアの機能面でも当社のニーズに合っていたため、導入することにしました。

御社の作業場所についてですが、本社から離れた特定の場所で作業されているのでしょうか？

特定の場所で作業をしているわけではありません。顧客には自衛隊基地がありますし、北は岩手から、南は京都を中心として、時に沖縄の得意先からエンジン整備の依頼を受けることもあります。そのため、本社周辺で地震や大雨などの災害が発生した場合だけでなく、遠隔地に作業に向かった従業員についても「作業中に災害に巻き込まれていないか」「怪我をしていないか」と心配していました。

先ほど、他社製品を比較されたとお伺いしましたが、どのように情報を集めて検討されたのか、また製品を決める際に重視したポイントはどのようなものでしたか？

まず、先ほどお話ししたように価格面です。保険のようなもので、実際に何も起きなくてもランニングコストが発生しますが、その点を比較し、「安否コール」はリーズナブルだと感じました。 次に操作性です。機能が豊富でありながら、エンドユーザにも使いやすいと判断しました。

他社システムのトライアルはお試しになりましたか？

最初の説明を受けただけで、トライアルは試しませんでした。

運用についてお伺いします。まず、従業員のユーザ登録はどのように進めましたか？

社員に配布しているメールアドレスや、個人のメールアドレスにメールを送信し、「安否コール」に登録するよう指導しました。 会社にパソコンがあっても、休みの日に家にいたり、帰省していたりする場合は意味がないため、「プライバシーの保護は管理部で責任をもって行う」と説明し、身近にある携帯電話のアドレスを登録するようお願いしました。

メールでの登録というお話を伺いましたが、「安否コール」はアプリもご利用いただけます。アプリについても登録を進めていますか？

そうですね。最初はメールで登録していた人も、「アプリもありますよ」と案内すると、操作に慣れてきたところでアプリを使うようになっています。

登録を進めるにあたって、トラブルや従業員の方からの課題などはありましたか？

わかりやすい例として、2024年の正月に発生した能登半島地震があります。東京では震度5に至らなくても、従業員が能登方面に作業で行っていたり、旅行に出かけていたり、あるいは実家がその地域にあり帰省していたりして、災害に遭遇する可能性があるため、地域をどのように絞るかが課題だと感じています。

能登半島地震のお話がありましたが、その時は手動配信で対応されましたか？

そうです。手動で全従業員宛に配信しました。

回答の収集はいかがでしたか？

正月でしたし、家族のこともありますが、回答は皆早かったです。「会社は従業員の皆さんを見守っていますよ」という姿勢を示せたことが、「安否コール」が浸透した一つの要因だったかな、と思いますね。緊急地震速報が出たとき、関東地方ではそれほど強い揺れではありませんでしたが、テレビで大変な状況を目にして「今の設定では配信されないな」と感じ、すぐに手動で配信しましたが、そういう対応を示すことが大事かな、と思っています。その結果、全員が無事だと確認できれば、それで良かったと思いますしね。

訓練は実施されていますか？

現在のところ実施しておりませんが、毎年9月1日の防災の日に合わせて、忘れないようにしようということで、実施を検討しています。

ありがとうございます。設定などの運用面や、不明点があればご相談いただければお手伝いさせていただきます。

訓練以外で、平時にアンケートや掲示板を使うなどの活用はされていますか？ 二つ理由があり、一つはまだ使い慣れていないということと、フェイス・トゥ・フェイスの会議を中心に行っているため、なかなか活用できていないのが現状です。 ただ、普段から使っていると悪い意味で慣れてしまう可能性があるため、安否確認や訓練に限定して利用し、「会社が心配してくれている」と感じてもらえるような形で使うことを徹底したいと思っています。

従業員の入退職があると思いますが、メンテナンスはどのように行っていますか？

担当者に任せていますが、タイムリーに対応してくれています。

導入して1年ほどになりますが、使っていて「良かった」と感じた点があればお聞かせください。

アプリケーションの使いやすさですね。家族登録も可能ですし、従業員が出張中でも家族の無事が確認できる点が、やはり一番のメリットだと思います。 また、安否確認を配信してから回答を集計するまでのスピードが非常に速いです。何人が無事かをすぐに確認でき、当社の場合は1時間もあれば全員からの回答が集まり、状況を確認できます。

逆に困っていることや課題に感じる点はありますか？

「安否コール」の画面を開くと、すでに回答しているのに「安否回答」というボタンが表示されたままで、「回答済み」といった表示にならないのが気になります。

これには理由がありまして、災害ごとに安否状況が変わる可能性があるため、回答の上書きができるようになっています。ただ、仰るように「安否回答」のボタンのところに「回答済み」とわかる表示が欲しいということですね。

それと、トップ画面で災害を選んだり、回答状況を確認できるようにすることは可能でしょうか？ 使う側が「回答したのにまた聞いてきたのか」と思わないように、わかりやすく改善していただけると助かります。

履歴画面ではなくトップ画面で、ということですね。すぐに対応は難しいかもしれませんが、ご要望として承ります。

今後、「安否コール」を使って実現したいことや目標があればお聞かせください。

本来、このシステムは使われない方が安全ということですが、「何かあった時にはこれがある」という意識が定着できればと考えていますので、地道に取り組んでいこうと思います。若い人たちは携帯電話を頻繁に変えることがあると思いますが、それでも常にアプリが入っているようにしないといけないと感じています。

本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。