導入事例

「安否コール」の導入に至った経緯を教えて下さい。

それまでは職員の安否確認は電話連絡網で行っており、年１回訓練も実施しておりました。しかし、災害時を想定した場合、実際に電話が繋がるのか、県内各地に居住している全職員に連絡網が迅速に伝わるのかという不安がありました。このような心配をしている時に、取引業者から「安否コール」をご紹介頂き、『こんな便利なシステムがあるんだな』と思いましたね。他社のシステムとも比較し、無料トライアルも試させて頂き、導入に至りました。県内大手企業や、医療・福祉業界での実績が豊富だったのも一つの決め手でした。

災害発生時における業務上の影響を教えてください。

災害があった際には、静岡県社協と静岡県ボランティア協会とが協力し、静岡県災害ボランティア本部を立ち上げます。ここでは県外の支援者を受け入れる調整窓口や、市町社協の災害ボランティア本部の支援を行います。その担当者がもし被災したり遠方に居たりした場合は、県本部の立ち上げが遅れる可能性がありますし、その他にも災害時の支援業務への影響が考えられます。 また、この会館(シズウェル）の指定管理者として、災害時には会館内の災害対策本部を立ち上げ、来館者の安否の確認、及び無事に避難させる任務を担っています。 業務時間外に災害が発生した場合などは、まず来館できる職員を確保する必要があります。

導入後、「安否コール」を使った訓練はされていますか？訓練時の返信率を教えてください。

訓練は月１回程度、土曜日・日曜日のどちらかに抜き打ちで行っています。地震というのは、ある日突然起こるものなので、職員へは知らせずに配信訓練をしています。土・日に実施する理由としては、平日は、多くの職員は館内に居るため、その場である程度の安否確認ができると想定しているからです。 返信率については平均85％位ですね。訓練時のメール本文に過去の返信率を記載したり、地震に関する情報を加えたりと、防災意識を啓発する内容になるよう工夫をしています。

職員の安否確認以外での活用は想定されていますか？

掲示板をもっと使っていきたいと思っています。 例えば、昨年（平成28年）の熊本地震の際は、全国社会福祉協議会が、熊本県内の社協の動きをメールで発信しておりましたので、それを掲示板に載せて本会の職員に情報提供しておりました。 今後の活用としては、静岡県社協では、県内外で災害が起こった際、各地の社協で起ち上がった災害ボランティアセンターの応援に赴く職員がいます。被災地から現地報告をするのですが、今までは電話やメールでの連絡ですが、掲示板を利用すれば職員間での情報共有がすぐに出来て便利になるのではないかと考えています。

導入後、運用面での課題を教えて下さい。

初期登録がもう少しスムーズにできれば良かったです。迷惑メールフィルター設定画面に入る前の暗証番号が分からない職員などは登録までに時間がかかりましたね。今年４月に採用した職員は、説明用の資料と、名刺サイズのQRコード付きのカードを作り配布するようにしました。 あとは、導入後１年経ちましたが、今までは職員は受信と返信をするだけでした。「安否コール」の手動配信機能を積極的に活用して、社内のコミュニケーションの活性化につながればと期待しています。そのためには改めて使い方を丁寧に説明する必要があります。

“ 安否コール”を導入したことで、今後どんなことを期待しますか？

平常時に使える機能が豊富なので、そこをもっと活用していこうと思っています。例えば、家族掲示板の利用は福利厚生の一環としても是非職員に使ってもらいたい機能ですので、活用してもらえるよう説明していきたいです。アンケート機能も活用していきたいですね。また、県社協では、今年（平成29年度）から、県内福祉施設の職員を対象にチームを編成し、被災地の避難所等へ派遣する事業を本格的に開始するのですが、招集から活動報告までを「安否コール」を使ってやっていけたらと考えています。 アドテクニカ：被災地支援は迅速さが求められますね。本日は貴重なお時間頂き、誠にありがとうございました。